신입사원 일 잘하는 방법 - 업무 진행상황 보고

안녕하세요, 모기업 인사팀 모과장입니다.

오늘은 신입사원들이 알아두면 좋을 일 잘하는 방법 꿀팁에 대해 말씀드리고자 합니다.

오늘 말씀드릴 내용은 업무 진행상황 보고 입니다.

여기서 말하는 보고라는 것은 보고서 작성 자체를 말하는 것이 아니라

상사에게 자신이 하고 있는 업무의 진행상황에 대한 정보를 전달하는 타이밍을 의미합니다.

일반적으로 상사가 신입사원들에게 업무를 지시하게 되면 신입사원들이 가장 많이 하는 실수가 바로 지시를 받고 나서 혼자서 열심히 하다가 마감기한이 다돼서야 결과물을 보고하는데,

대부분의 경우 상사가 지시했던 방향과 전혀 맞지 않아서 처음부터 다시 해야 하는 경우가 많습니다.

물론 상사는 신입사원에게 업무를 지시하는 순간부터 어느 정도 시행착오라던가 시간 소요되는 부분을 감수하고 있긴 합니다만,

이럴 때 이왕이면 상사가 처음에 생각했던 방향에 최대한 근접하게 완성도 있게 업무를 진행해서 상사가 더 이상 손볼 필요 없도록 하는 것이 가장 좋습니다.

그러기 위해서 가장 필요한 것은 바로 상사의 업무지시를 명확히 이해하는 것입니다.

이러한 업무지시를 명확히 이해하는 가장 쉬운 방법은 바로 상사에게 물어보는 것이 아니라 상사에게 보고하는 것입니다.

즉 상사가 업무 지시한 내용에 대해 본인이 얼마나 잘 이해하고 있는지를 본인이 만든 업무 결과를 보고하고 피드백 받음으로써 이해를 보다 확실하게 할 수 있게 됩니다.


보고는 크게 최초 보고, 중간보고, 최종보고로 구분됩니다.

최초 보고는 상사의 업무지시를 받고 업무를 수행하는 시작 단계에서 상사의 업무지시를 명확하게 이해했는지 확인받기 위한 보고라고 보시면 되겠습니다.

상사의 업무지시에 대해 왜 하는지, 어떻게 할 것인지, 기간이 얼마나 소요될 것인지, 누구랑 할 것인지에 대해 간략하게 방향성을 요약정리하여 상사에게 다시 보고하면 됩니다.

이때는 굳이 문서로 보고 할 필요없이노트나 메모지에 작성하여 목차 정도만 보고하면 되겠습니다.

이때 상사가 하는 피드백들, 예를 들면 보고서는 원페이지로 만들고 나머지는 모두 별첨으로 빼라던지,

동종사나 그룹사 자료를 추가하라던지 등을 잘 귀담아들으면서 업무의 방향성을 조정해 나가면 되겠습니다.

두 번째 중간보고는 지시한 업무에 대한 중간 진행상황을 보고하는 것입니다.

중간보고에서는 업무내용을 보고하는 것보다는 현재 어떤 작업을 진행 중이고, 어떤 게 어려움이 있는지,

그래서 완성이 언제쯤 되고 언제쯤 최종보고드릴수 있을지에 대한 타이밍에 대해 보고를 해야 합니다.

사실 신입사원들이 가장 하지 못하는 게 중간보고인데, 아마도 완성되지 못한 상태로 보고 드렸다가 상사에게 꾸지람을 받는 것에 대한 두려움과

조금만 더하면 완성될 거 같은데 굳이 중간보고를 할 필요가 없을 거라는 생각 때문에 중간보고를 안 하게 되는 경우가 많습니다.

하지만 상사의 입장에서는 지시한 시기로부터 시간이 많이 지날수록 업무가 어떻게 진행되고 있는지 궁금하고,

보고가 늦어지면 늦어질수록 업무 결과의 완성도를 떠나서 중간상황을 이야기해주지 않으니 더 짜증이 날 수가 있습니다.

특히 상사의 상위자가 지시한 업무일 경우에는 상사 역시 빨리 차상위자에게 보고 해야 하고 늦어질 경우 중간보고를 해야 되므로 더더욱 궁금해할 수 있습니다.

따라서 완성도가 많이 떨어지더라도 상사가 궁금해할 시점인 것 같다 생각되면 바로 중간보고를 해주는 것이 좋습니다.

마지막은 최종보고입니다.

최종보고는 상사에게 중간보고를 하고 나서 마감기한을 어느 정도 두고 완성된 자료를 보고하는 것을 의미합니다.

최종보고는 완성도를 떠나 주어진 마감기한 보다 하루나 이틀 전까지 완성하여 보고하는 것이 좋습니다.

어차피 신입사원 입장에서는 최종보고이겠지만 상사의 입장에서는 이제 시작일 가능성이 높기 때문에 상사의 피드백을 받아 다시 수정 보완을 하는 기간을 미리 잡아놓는 것이 좋습니다.

정리해보자면 상사의 업무지시를 받았을 때는 총 3번의 진행상황 보고를 하는 것이 좋고

최초 보고는 방향성이 어느정도 잡혔을 때 간단히 목차 정도로만 보고하고,

중간보고는 상사가 업무지시한 뒤로 시간이 꽤 흘러 궁금해할 타이밍이거나, 진행 과정에서 이슈사항이나 조언이 필요한 경우에 하는 것이 좋습니다.

그리고 최종보고는 마감기한으로부터 하루나 이틀 전에 완료하되 완성도에 너무 연연하지 말고 타이밍을 잘 맞춰서 보고를 하는 것이 중요합니다.

네 지금까지 신입사원 일 잘하는 방법 꿀팁인 진행상황 보고에 대해 말씀드렸는데요,

제 개인적인 생각으로는 신입사원에게 있어서는 업무를 잘하는 것보다도 진행상황 보고를 잘하는 것이 더 중요하다고 생각합니다.

어차피 상사가 신입사원에게 업무를 지시한다는 것은 그 업무의 완성도를 높이는 목적보다는

업무에서 발생하는 이슈에 대해 모니터링하고 문제 발견 시 상사에게 제때 보고만 해주더라도 충분히 큰 역할을 한 것이기 때문입니다.

신입사원분들께서는 잘 참고하셔서 업무에 활용하시기 바랍니다.

지금까지 모과장이었습니다.

감사합니다.