신입사원, 아주 쉽게 100점짜리 보고서 만드는 방법

안녕하세요, 모과장입니다.

오늘은 신입사원들이 많이 어려워하는 보고서 만드는 방법에 대해 말씀드리고자 합니다.

신입사원들에게 있어서 보고서를 작성하는 것만큼 어려운 것은 없는 것 같습니다.

하지만 보고서는 회사에서 가장 많이 쓰이는 커뮤니케이션 수단이고, 보고서를 잘 쓰는 것만으로도

업무능력을 인정받기도 하기 때문에 신입사원에게 있어 보고서를 잘 쓰는 것은 매우 중요합니다.

그런데 보고서를 잘 쓰는 방법은 사실 그렇게 어렵지 않습니다.

선천적인 능력도 아니고, 학원을 다니면서 공부할 필요도 없습니다.

보고서를 잘 쓰는 핵심은 바로 처음부터 혼자서 작성하지 않는 것입니다.

만약 팀장님으로부터 보고서 작성 지시를 받으면,

첫 번째로 확인해야 할 사항은 과거에 만들어놓은 보고서가 있는지 찾아보는 것입니다.

회사에서 이루어지는 업무의 90% 이상은 작년 재작년에도 계속 해왔던 일이므로 새롭게 자료를 만들려는 수고보다는

과거의 자료를 찾는데 더 많은 힘과 시간을 쏟는 것이 좋습니다.

팀 서버에서 막연하게 자료를 찾는 것은 매우 어려운 일이므로 최초에 팀장님으로부터 지시를 받으면

곧바로 예전에 만든 적이 있었는지, 그리고 누가 만들었었는지를 물어보고 만든 사람에게 말해서 예전에 만든 자료를 받아서 사용합니다.

만약 예전에 만든 자료를 입수하게 된다면 일은 거의 99% 끝난 겁니다.

왜냐면 예전에 만든 자료는 이미 팀장, 본부장, 대표이사가 수없이 봐왔던 자료이고, 컨펌을 한 자료이므로

사실상이 미 많은 고민을 해서 만들어졌고, 더 이상의 수정이 필요 없는 완성도 높은 자료라 할 수 있습니다.

그러므로 자료에 들어있는 날짜와 숫자만 업데이트해줘도 보고서의 내용을 거의 다 완성했다고 볼 수도 있습니다.

그런데 여기까지만 완성을 하고 끝내게 되면 90점짜리 보고서로 끝나게 됩니다.

100점짜리 보고서를 만들기 위한 두 번째 과정은 바로 나의 아이디어와 스타일을 넣어주는 것입니다.

물론 과거 자료가 완성도가 매우 높고 흠잡을 데 없는 보고서 임에는 확실하지만, 모든 자료가 100% 완벽한 것은 아니고,

또 신입사원이 작년 거를 숫자만 업데이트해서 가져오면 상사 입장에서는 과거 자료를 다 알기 때문에

신입사원이 단순히 수치만 업데이트하고 실질적으로 한 게 없다고 생각하기 쉽습니다.

따라서 일 잘하는 신입사원으로 인정받고자 한다면 반드시 무언가 새로운 것을 넣어주도록 합니다.

예를 들면 과거 자료 상에 전년대비 증감표만 있었다고 한다면, 이번에는 목표대비 달성도를 추가해준다던지,

혹은 전년도에서 더 확장해서 과거 3개년, 5개년 수치를 넣어준다던지 해서 자료를 더 설득력 있게 만들어주고,

혹은 최근에 나온 관련 뉴스 기사라던지, 개정된 법 조항 등 새로운 무언가를 첨가해서 자료가 식상하지 않게 만들어주는 것이 좋습니다.

벤치마킹이 필요한 경우에는 경쟁사, 그룹사뿐만 아니라 삼성, SK와 같은 롤모델이 될만한 회사의 수치도 함께 제시해주면 좋습니다.

이렇게 완성된 자료는 바로 팀장님에게 가져가지 말고 꼭 팀 동료 1~2명에게 보여주고 피드백을 받기 바랍니다.

물론 대외비 성격이 없는 일반적인 보고서여야 합니다.

팀 동료들에게 보여주고 피드백을 받는 이유는

첫째는 그들도 팀장님에게 보고를 하고 피드백을 받으면서 팀장님 특유의 니즈를 잘 알고 있기 때문에 수정 및 개선 포인트에 대해 잘 알고 있기 때문이고,

둘째는 나 혼자만의 시각으로 만든 자료보다는 여러 사람의 시각으로 자료를 보게 되면 더욱 좋은 아이디어들이 많이 나올 수 있기 때문입니다.

오탈자나 잘못 입력된 수치도 더 쉽게 찾을 수 있기도 합니다.

만약 과거에 만든 적이 전혀 없는 보고서를 만들어야 할 때는 어떻게 해야 될까요?

이때는 사실 완전히 새롭게 만들어야 하므로 100점짜리가 나오기는 어렵습니다만 그나마 완성도를 높이기 위해서는

최대한 과거에 만든 자료 중 비슷한 목적과 성격을 가진 자료를 찾아야 합니다.

예를 들어 매출 확대 방안이라는 보고서를 만들어야 되는데 자료가 없으면 이익률 확대 방안, 목표 달성 방안 등

비슷한 목적과 성격을 가진 자료를 찾아서 목차나 순서는 최대한 그대로 쓰고 그 안의 내용물을 새롭게 바꿔주면 되겠습니다.

물론 내용물을 새롭게 바꾼다는 게 말로는 쉽지만 가장 어려운 일이긴 합니다.

그렇지만 내용물을 쓰는 방법은 솔직히 짧은 시간에 말씀드리기 어려운 부분이므로 기회가 될 때 다시 말씀드리도록 하겠습니다.

정리해서 말씀드리자면, 신입사원은 혼자만의 힘으로는 절대로 100점짜리 보고서를 만들 수 없고 만들어서도 안됩니다.

업무의 90%는 주기적으로 반복되는 업무이고, 과거에 만들어놓은 자료는 완성도가 매우 높은 자료이므로

그것을 최대한 활용해서 만들되, 꼭 자신만의 아이디어와 스타일을 추가하고 동료들의 피드백도 받아서

100점짜리 보고서를 만드시고 상사에게 칭찬받기 바랍니다.

여기서 팁을 하나 드리자면, 상사가 업무를 지시할 때 마감기한을 따로 말해주지 않을 경우 어떻게 하면 좋을까요?

네 물어보지 말고 그냥 바로 시작하시고 최대한 빠르게 끝내면 됩니다.

단, 현재하고 있는 일도 상사가 지시한 일이라서 두 개가 충돌할 경우에는 꼭 어떤 걸 먼저 보고받을지 물어보고 진행하시기 바랍니다.

세상에서 가장 의미 없는 질문이 상사에게 마감기한이 언제인지 물어보는 질문입니다. 꼭 명심하시기 바랍니다.

네 지금까지 신입사원 아주 쉽게 100점짜리 보고서 만드는 방법에 대해 말씀드렸는데요.

물론 과거의 자료를 그대로 만드는 것이 꼭 정답은 아니며, 완전히 획기적이고 새로운 보고서를 만들더라도 100점 혹은 그 이상이 나올 수 있기도 합니다.

그리고 기업문화에 따라서는 과거를 답습하는 것을 싫어하는 경우도 있을 수 있습니다.

제가 말씀드린 방법은 그런 특이한 케이스가 아니라 우리나라의 가장 일반적이고 보편적인 기업들에 해당되는 부분으로 이해해주시면 좋을 것 같습니다.

지금까지 모과장이었습니다.

감사합니다.